Aiutare una grande RSA a diventare più efficiente con il nostro metodo di recupero e gestione del credito

Sagres dal 2019 collabora con una delle grandi RSA lombarde, un’azienda multiservizi che si occupa anche del servizio di trasporto scolastico e mensa. Grazie alla vincita di un bando, pubblicato nel portale SINTEL della regione Lombardia, abbiamo iniziato a lavorare al fianco di questa azienda pubblica che da ormai 5 anni continua a rinnovare la collaborazione a fronte degli importanti risultati ottenuti.

Le problematiche pregresse

Il direttore della struttura si è rivolto per la prima volta a SAGRES per chiedere un servizio di supporto per la parte dei crediti che parevano inesigibili.

Alla prima rilevazione, il team SAGRES ha potuto notare che la situazione era complessa perché gravemente compromessa da un serie di stati creditizi mai affrontati. Molti dei clienti non paganti non erano mai stati sollecitati e ciò aggravava ancor di più la situazione del credito totale da esigere iscritto nei vari bilanci. Inoltre, all’interno dell’azienda non esisteva alcuna policy aziendale, né figura incaricata di verificare gli scaduti e le fatture non liquidate. In questo modo, nel corso degli anni si erano accumulati crediti importanti.

Anche se inizialmente era stato richiesto il supporto di Sagres solamente per quanto riguarda il credito considerato inesigibile, il direttore della RSA ha poi preso in considerazione anche altri servizi di gestione del credito da noi evidenziati. Le mancanze nella parte gestionale si possono riassumere in:

• mancanza di un costante e puntuale lavoro di riconciliazione incassi;
• gestione dei dati anagrafica parziale e poco funzionale;
• mancanza di un rapporto empatico con il cliente creditore;
• scarsa attenzione ai crediti in rischio di prescrizione.

Come abbiamo risolto?

All’inizio della collaborazione, c’era l’urgente necessità di risolvere il problema del recupero del credito. Fin da subito, SAGRES si è attivata attraverso un lavoro di indagine sugli eredi degli ex clienti della struttura, dal momento che molti erano ormai deceduti. Le indagini consistevano nel: rintracciare gli eredi, verificare che avessero effettivamente accettato l’eredità (nel caso contrario non era possibile sollecitare il credito), e infine contattarli per cercare di concordare un piano di rientro, visto che spesso l’importo debitorio era molto alto.

Nel caso in cui non fosse stato possibile raggiungere un accordo per un piano di rientro, si è optato per un saldo a stralcio, il cui importo era deciso di comune accordo con la RSA.

In seguito, avendo guadagnato la fiducia del personale interno, abbiamo proposto altri possibili interventi per efficientare ulteriormente la situazione della nostra Cliente.

Sagres ha, quindi, cominciato ad occuparsi anche della gestione del credito attraverso la terziarizzazione di alcune attività ad un costo contenuto e sicuramente inferiore rispetto all’assunzione di nuove risorse da parte della RSA difficilmente occupabili a tempo pieno e con un tempo di formazione non quantificabile

Alcuni esempi:

• Abbiamo proposto la terziarizzazione del lavoro di riconciliazione incassi, in modo da sollevare la risorsa che si doveva occupare di questa attività ma, oberata dal carico di lavoro e da urgenze più imminenti, non aveva mai il tempo da dedicare
• Per far fronte al problema della gestione dell’anagrafica poco funzionale, abbiamo introdotto Sagest, un software gestionale per facilitare e rinnovare l’organizzazione dei dati interni all’azienda.
• Abbiamo costruito un sano rapporto con il cliente creditore. Per la gestione dei clienti non paganti, precedentemente si era soliti far spedire delle raccomandate da un legale; una soluzione poco efficace e fonte di inasprimento della relazione con il territorio. Sagres ha optato per un metodo diverso, studiando ogni singola posizione proponendo per ogni caso la soluzione più adatta, senza mai perdere di vista il fine ultimo, cioè quello del recupero del credito.
• Ci siamo impegnati anche ad adottare un sistema che gestisce tutti quei crediti importanti che rischiano di cadere in prescrizione. L’attività proposta garantisce che i crediti a rischio vengano lavorati annualmente in modo da abbattere il fondo svalutazione crediti.
• Un ulteriore servizio proposto è quello della consegna della posta. Infatti l’obiettivo di Sagres è quello di continuare ad ampliare l’attività di supporto basandosi però sui reali bisogni della struttura.
• E’ stato introdotto il sistema PAGO.PA. La piattaforma pagoPA è prevista all’articolo 5 del CAD di cui al D. Lgs 82/2005 e sono tenute per legge ad aderire a tale sistema di pagamento tutte le Pubbliche Amministrazioni che devono utilizzarlo in via esclusiva, dismettendo altri sistemi di pagamento in incasso. Con il D.Lgs n. 217/2017 (G.U. n. 9 del 12.01.2018) hanno rispettivamente modificato e corretto l’articolo 2, comma 2, del CAD introducendo nel perimetro soggettivo anche i gestori di pubblici servizi e le società a controllo pubblico

Quali sono stati i risultati portati ad oggi da SAGRES

Crediti:

• Riduzione di due terzi dei crediti.
• In una struttura ritenuta importante per dimensioni della località e numero di pazienti ospitati, dall’inizio della nostra collaborazione si è contratto l’importo in affidamento considerando le buone performance sul recupero pregresso. Inoltre la percentuale di recupero raggiunta sui crediti residuali di nuova scadenza, supera il 43%.

Gestione:

• Costruito un rapporto diretto ed efficace con il cliente debitore
• Ottenuto la puntuale riconciliazione degli incassi,
• Avviata la trasformazione del sistema della gestione dei dati interna, introducendo il software Sagest.

In sintesi, i risultati a cui Sagres punta nella collaborazione con strutture come le RSA si possono riassumere in 3 punti:
1. il recupero del credito senza perdere l’attenzione verso il cliente;
2. il recupero del credito contemporaneamente all’educazione al pagamento del cliente;
3. il recupero del credito offrendo una struttura organizzata ed adeguata ad un ente pubblico.

Se l’obiettivo è quello di salvaguardare il bilancio di un ente pubblico come una RSA, Sagres rappresenta una risorsa e un valore aggiunto che ne garantisce il raggiungimento, infatti attraverso i nostri interventi, entriamo nei punti nevralgici di una struttura aziendale complessa come quella di una RSA.